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制作EXCEL票据程序显奇效

时间:2017-05-11 08:45来源:Office教程学习网 www.office68.com编辑:麦田守望者

 实施票据财务,掌握票据收费类型、确定收入总额、确定票据是否全部入账、有无重复入账、有无外购票据、有无未入账票据、有无票据存根联与记账联金额不符、有无私留票据不交财务组校验等情况,为了更好地解决这个难点,充分应用EXCEL直观简便、易学易用、功能强大的特点,编制出了功能丰常实用的集票据清理、收入汇总、自动较验、问题分析于一体的多功能票据审核统计实用程序模块,并形成了EXCEL模板,实施对票据的全方位自动操作,收到了非常好的效果。现介绍这一方法供大家参考。
      一、设计思想
      通过对票据存根联与记账联这二个最基本资料的输入(不必一一对应),来达到自动统计开票总额,分别汇总收入与往来,自动列出已开票未入账票据的金额和票据号码,查出有无重复入账的情况,查出有无票据存根作废中的缺页反映在入账凭证中的情况,查出有无私留票据存根未交财务组校验而在账簿、凭证中有部分单据反映却反映不全的情况等,从而以最快的速度,找出突破口,完成财务任务。
      二、设计表头项
      (文件标题和制表日期占第1、2行)

 

      三、具体运用
      灵活运用EXCEL的绝对、相对地址,丰富的求和函数、条件函数和数组公式,并加以综合汇集,以实现票据程序模块的全部功能。程序将票据分成二大块:一是票据存根联基本情况及分析;二是票据
记账联基本情况及分析。
      通过对票据这二块数字的录入,并根据程序反映的问题,运用EXCEL提供的排序功能(建议采用倒排序),生成多种“问题表”,以供进一步核实查询和定性处理。各项内容具体功用和编制公式说明如下:
      (一)票据存根联基本情况及分析
      1、票据号码(A列)。指要求被
财务单位在指定时间内全部上交供财务组缴验的票据存根联。属必输项目。本列支持无序录入,可允许多人录入数字后粘贴或叠加过来,排列次序不限,但发票号码要与金额相对应。
      2、开票人(B列)。指票据存根联的开票落款人。非必输项目。但建议录入,对有问题票据可迅速分清责任。
      3、是否作废(C列)。以三联齐全为准,对三联不全的,以开给对方的发票联有无注明“作废”字样为准。本列对作废票据属必输项目。作废的填“是”,不作废的不填。
      4、存根金额(D列)。指发票存根联金额,以元为单位,保留二位小数。属必输项目。
      5、开票时间(E列)。指发票存根联开具的时间。非必输项目。但建议录入,特别是在票据数量很多或时间跨度较大的情况下,可方便查找。
      6、录入校验(F列)。
      指对录入人员录错票据、产生票据重号的情况进行校验的提示。本列由系统自动完成,不需录入,如重号则显示“重号”字样。公式:=IF(COUNTIF(A$7:A$5006,A7)>=2,“重号”,0)
      7、作废号码(G列)。本列由系统自动完成,不需录入。公式:=IF(C7=“是”,A7,0) 为加强视觉效果,建议将本单元格(G7)字体加上“删除线”格式。
      8、存根联备注(H列)。非必输项目。但对有疑问的票据或系统提示有问题的票据,建议补录,以便快速定位查找。
      9、已开未登号码(I列)。指已开具但未记入凭证、账簿的发票号码。本列由系统自动生成,不需录入。公式:=IF(C7=“是”,0,IF(ISERROR(VLOOKUP(A7,K$7:K$5006,1,FALSE)=A7),A7,0))
      10、已开未登金额(J列)。指已开具但未记入凭证、账簿的发票金额。本列由系统自动生成,不需录入。公式:=IF(I7=0,0,D7)
      (二)票据
记账联基本情况及分析
      1、登账票号(K列)。指已登入凭证或账薄的发票号码。属必输项目。本列支持无序录入,允许多人录入数字后粘贴或叠加过来,排列次序不限,但发票号码要与金额相对应。
      2、登账金额(收入)(L列 )。
财务人员判别属单位收入性项目的填在此列。本列属必输项目。
      3、登账金额(往来)(M列)。财务人员判别票据属单位
银行账户之间的非收入性往来划款的填在此列。属必输入项目。
      4、登账金额(合计)(N列)。是登账金额(收入)与登账金额(往来)之和,本列由系统自动生成,不必录入。公式:=SUM(L7:M7)
      5、凭证号码(O列)。指记账凭证号。建议格式:年/月/凭证号,年份最好填四位数,以方便排序。强烈建议输入,以方便排序、查找。
      6、存根联>记账联(P列)。即发票的存根联金额大于记账联金额的差额,由系统自动生成,不需录入。公式: =IF(ISERROR(VLOOKUP(K7,A$7:A$5006,1,FALSE)=K7),0,(VLOOKUP(K7,A$7:D$5006,4,FALSE)-N7))
      7、票据登入凭证次数(Q列)。指票据有无重复登入凭证的现象。如被财务单位借口票据遗失而用复印件记账造成与原件记账重复等,程序可自动反映出4次以上的重复登账。本列由系统自动生成,不需录入。公式:=IF(K7=0,0,IF(COUNTIF(K$7:K$5006,K7)=1,0,(IF(COUNTIF(K$7:K$5006,K7)=2,“登了2次”,IF(COUNTIF(K$7:K$5006,K7)=3,“登了3次”,IF(COUNTIF(K$7:K$5006,K7)=4,“登了4次”,“4次以上”))))))
      8、登入凭证的作废票号码(R列)。
  指票据存根联上注有“作废”字样,但三联不全,财务人员根据发票内容,对此已做了作废录入处理,但被财务单位却将其中的一联作了收入凭证入账。本列由系统自动生成,不需录入。公式:=IF(K7=0,0,IF(ISERROR(VLOOKUP(K7,G$7:G$5006,1,FALSE)=K7),0,K7))
      9、私留票据未交(S列)。
      指被财务单位管理票据的人员,未在财务规定的时间内交出全部票据供财务组校验,而却在被财务单位的记账凭证和账簿上有部分票据已反映入账,但却反映不全的那部分漏交票据情况。此类票据疑点最多、问题可能较大。本列也由系统自动生成,不需录入。公式: =IF(K7=0,0,IF(ISERROR(VLOOKUP(K7,A$7:A$5006,1,FALSE)=K7),“私留票据未交”,0))
      10、入账票据说明(T列)。非必输项目。但对有疑问的入账票据联或系统提示有问题的票据,建议补录说明内容,以快速查找问题。
      四、特点
      1、适用性广。以广大
财务人员普遍采用的EXCEL表格方式出现,易学易用。但录入时的工作量较大。
      2、录入简便。只需录入票据存根联号码和金额与票据
记账
联号码和金额即可,可将任务分配给参加财务的所有人员同时录入,以便节约时间,提高效率。如先录入票据存根联号码和金额,则在录入票据记账联号码后,系统会在同一行次的存根联>记账联栏自动提供应记账金额,相互较对,及时纠错,十分便捷。
      3、自动校验。系统提供相同票号的票据存根联与记账联自动校销功能,自动反映已开未登票据号码和金额,自动反映发票存根联金额与记账联金额不符及差额情况,自动反映重复登账情况和私留票据未交情况及作废票据入账等情况。
      4、自动统计。系统提供收入和往来款项自动汇总功能,可迅速摸清被财务单位全部家底。
      5、自动显示有问题内容。以EXCEL表格的直观方式,迅速显示出被财务单位在票据管理方面的许多问题,以便财务组在较短期间内做出判断,查清事实。
      五、 编制程序时注意事项
      1、本文各公式,除中文文字外,一律以西文半角方式录入,公式中不允许有空格。
      2、本程序1~5行为表头内容。第6行为总合计,第6行各单元格公式如下:D6=SUM(D7:D5006); J6=SUM(J7:J5006); L6=SUM(L7:L5006); M6=SUM(M7:M5006); N6=SUM(N7:N5006); P6=SUM(P7:P5006)。自第7行起为财务录入内容,本文只介绍了第7行公式,第7行以下,以第7行为基数,用EXCEL的单元格填充柄填充即可,并以100本票据量为例,程序控制从第7行起至5006行止。超出数量需重新修改公式,否则统计有误。
      3、建议用EXCEL自身提供的工作表工具,关闭“0”数字显示,以获得良好的界面效果和输出效果;建议将财务数据按列设置成不同的颜色,便于区分和查看;为避免显示超宽,建议将各单元格内容设为“缩小字体填充”。
      4、建议将程序另存为EXCEL的模板类型文件(文件后缀名为 .xlt),以方便财务人员重复调用,彼此共享,方便存取。
      六、 使用程序时注意事项
      1、本程序为开放式系统,建议在使用时对工作表的公式,用EXCEL自身提供的工作表保护功能进行公式保护,以防在录入时误删,使财务数据在运行时出错;但在财务录入完毕后,进行排序、筛选前,如工作表处于保护状态,则应先解除保护,再进行排序、筛选。
      2、在先录入存根联票据号码、金额,但尚未录入已登账票据号码、金额时,系统即自动在已开未登号码栏显示未登账票据号码、金额,但在录完已登账票据号码、金额后,相符票据的未登账号码、金额会自动校销掉。程序采用倒剔正确票据方式。
      3、因公式循环较多的原因,可能会造成程序运行速度较慢,建议使用128M内存PⅢ以上的微机进行操作。本程序已在WINDOWS98下的OFFICE97及OFFICE2000上通过,并在财务实践中多次采用。

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