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利用Excel做索引目录表实现图解教程

时间:2017-10-09 23:26来源:Office教程学习网 www.office68.com编辑:麦田守望者

大家知道如果一个目录保存的文件多了以后,对于文件的查找和管理就变得比较麻烦。比如笔者的文档都是按照年份(主目录)、月份保存(每个月一个子目录),存储的文件多了以后,很多时候要查找其中一份文件就比较不便。如自己依稀记得某篇文档是2017年写的,为了找到具体文件就不得不打开2017年1-3月目录,然后在其中依次查找。其实对于类似的查找,现在我们可以借助Excel进行管理,这样借助Excel制作文件目录表,我们在一个文件里就可以方便找到了。

首先打开保存文件目录,假设为“N:\2017”,启动命令提示符后依次输入下列的命令(图1):

Cd N:\2017\201701

N:

DIR *.* /B >目录.TXT

 

201708epml01

图1 使用命令行提取文件目录

这样在N:\2017\201701下会生成一个名为“目录.txt”文件,打开后删除其中的“目录.txt”,剩余内容正是上述目录里的文件名称(图2)。

201708epml02

图2 查看生成目录文件

操作同上,继续生成201702、201703目录下的文件下的目录文件,打开Excel,依次将上述获得目录文件内容粘贴到A列(每月文件用空行隔开,图3)。

201708epml03

图3 在Excel粘贴文件目录

这样我们就将3个子目录的文件列表全部整合在一个文档中,接下来为目录文件添加超链接即可。选中B2,输入公式“=HYPERLINK("I:\090527\"&A1,A1)”,为B2添加超链接,链接地址是指向A2文件的实际地址,在B2将公式填充到B7,这样B2→B7就对应A2→A7的文件位置。操作同上,从B9开始插入公式“=HYPERLINK("n:\2017\201702\"&A9,A9)”,C19插入公式“=HYPERLINK("n:\2017\201703\"&A19,A19)”,完成所有文件的超链接插入(图4)。

201708epml04

图4 通过插入超链接可以打开文件

这样以后我们只要在这个文件中点击相应的链接就可以直接打开对应的文件了,是不是方便多了(图5)。

201708epml05

图5 直接链接文件

当然如果需要管理的文件很多,还可以在Excel中按下Ctrl+F,然后输入文件名称关键字进行查找,可以快速找到所需的文件。当然在Excel文档中的搜索速度要比系统搜索快得多(图6)。

201708epml06

图6 通过Excel搜索查找文件

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标签(Tag):excel excel2016 Excel索引目录表
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