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如何防止excel单元格数据区域的重复录入?

时间:2018-05-12 23:33来源:Office教程学习网 www.office68.com编辑:麦田守望者

问题:如何防止单元格数据区域的重复录入?

解答:利用Excel的数据验证功能搞定!

 

本例是防止公司对账单重复录入,需要都发票编号列设置数据有效性。

具体操作如下:

选中“D4:D18”的区域,点击“数据-数据验证-数据验证”(下图1处)        

 


在新弹窗口中,允许选择“自定义”(下图2处),在公式处输入=COUNTIF($D$4:$D$18,D4)<2 (下图3处)

 



=COUNTIF($D$4:$D$18,D4)<2

Countif函数的作用,是从D4单元格开始判断D4:D18判断,每一个输入内容的个数,只有小于2,才允许输入,只要等于2或大于2,就表示输入的内容重复。

确定后,如果在“发票编号”列输入相同的内容,系统就会提第二个重复内容无法输入,就会出现下图的报错窗口。(下图4处)

 


但这个报错容易“误会”,让人觉得是Excel系统出了问题,所以再改进一下。

在“出错警告”中,将标题和错误信息处输入下图内容。(下图6处)

 


如果再次录入重复的数据,系统会出现如下提醒,这样系统的友好度会提升很多。


 


总结:单元格的“数据验证”(Excel2010以下版本叫“数据有效性”),是进行表格统计的非常重要的“限制”控制的工具。尤其是希望将表格提升到“模板”级别的时候,数据有效性是必须考虑的因素。

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标签(Tag):excel excel2013 excel插入批注
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