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学会这个技巧,你Word排版速度比别人快3倍!

时间:2018-09-20 10:46来源:Office教程学习网 www.office68.com编辑:麦田守望者

在使用Word排版文档的过程中,有一些功能我们会经常用到,比如插入文本框,图片、对齐等等。但每用到一个功能,我们需要在Word选项卡之间来来回回的切换,相当不方便。

有没有高效的解决办法,可快速调用常用功能,避免多次切换选项卡,进入二级菜单栏呢?

微软Office已经考虑到了这一问题,为我们提供了一个非常好用的工具——快速访问工具栏,如图1所示。
word快速访问工具栏
从上图可知,默认状态下,快速访问工具栏位于界面顶部最左侧。其中包含几个默认的保存、撤销、重复等常用命令。
为便于大家的操作习惯,同时为了减少鼠标的移动距离,提高操作效率,可以将快速访问工具栏放于功能区下方显示,常用操作方法有2种:
方法一:在快速访问工具栏上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“在功能区下方显示快速访问工具栏”命令。
word快速访问工具栏
方法二:点击快速访问工具栏右侧的下拉菜单按钮,在弹出的菜单中选择“在功能区下方显示”命令,即将快速访问工具栏移动到功能区的下方了。
word快速访问工具栏
由于Word的快速访问工具栏默认命令很少,我们可以根据个人操作习惯进行自定义,将一些最常用的命令或者工具添加到快速访问工具栏中快速调用。添加后,只需要单击一次功能按钮,即应用相应功能,这样在Word文档排版时速度比别人快3倍!
添加方法有2种,分别如下:
方法一:将鼠标移到想要添加到快速访问工具栏中的命令按钮上,然后单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“添加到快速访问工具栏“,即可将功能按钮添加到快速访问栏中。
word添加到快速访问工具栏
技巧提示:我们还可以利用这个方法从快速访问工具栏中删除不需要的命令。同样,将鼠标移到想要从快速访问工具栏中删除的命令按钮上,单击鼠标右键,在快捷菜单中选择“从快速访问工具栏删除“。
方法二:将鼠标移动到功能区或是快速访问工具栏中任意命令按钮上,然后单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“自定义快速访问工具栏“命令。打开”Word选项“对话框,从左侧列表框中选择要添加的命令,然后单击“添加”按钮将所选命令添加到右侧列表框中,单击【确定】按钮,保存结果,即将该功能添加到“快速访问工具栏”中,一次可以添加多项功能。
word添加到快速访问工具栏
提示:使用方法一和方法二添加命令到快速访问工具栏的区别
使用方法一,不可批量添加且不能调整命令排列顺序;使用方法二,可批量添加,且能添加一些功能选项卡中没有的功能,同时还能调整命令在快速访问工具栏中的排列顺序、添加分隔符分组或导入或导出快速工具栏

小编为大家介绍了自定义快速访问工具栏的几个基础知识,以让我们快速调用常用功能,避免麻烦操作,实现Word排版速度比别人快3倍!

今天,将接着昨天的教程内容,继续为大家介绍快速访问工具栏的相关操作技巧。
一、命令位置调整
在快速访问工具栏中添加功能命令时,默认情况下,各功能命令的排列位置都是按照添加的前后顺序依次排列。如果想要将最常用的命令按钮排放在工具栏的最左侧,怎么实现呢?
例如,将”格式刷“命令添加到快速访问工具栏中,并将其调整到工具栏的最左侧显示。
(1)将鼠标移动到功能区或是快速访问工具栏中任意命令按钮上,然后单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“自定义快速访问工具栏“命令,打开”Word选项“对话框。
(2)从左侧列表框中选择”格式刷“命令,然后单击“添加”按钮,此时右侧列表框中已添加该命令并呈选中状态,连续点击右侧的“上移”按钮,将“格式刷”命令调整到顶部,单击【确定】按钮。
(3)返回工作界面,可看到“格式刷”按钮在快速访问工具栏最左侧显示了。
word命令位置调整
二、命令分组
当在快速访问工具栏中添加过多的命令,可能会出现不方便找到的情况,我们可以添加分隔符,将不同类型的命令进行分组。
例如:按对齐功能、字体编辑、组合排列来分类。功能相似的放一组,这样能减少寻找命令的时间。
(1)打开”Word选项“对话框,在左侧列表框中选择”分隔符“命令,在右侧列表框中选择将要分组的最后一个命令,然后单击中间的“添加”按钮,右侧列表框中命令下方将添加一个分隔符,添加完成后单击【确定】按钮。
(2)返回工作界面,可看到快速访问工具栏中的命令已用分隔线分组。
word命令分组
效果:
三、导入/导出快速访问工具栏
为了提高操作效率,我们在自己电脑中的Word里设置了专属的快速访问工具栏。但某一天若用到了其他电脑,还要花时间重新设置这些命令吗?
当然不用啦!我们可以将设置好的快速访问工具栏导出保存,然后拷贝到其他电脑并导入,就可以直接使用了,非常方便!
(1)在已经设置好的快速访问工具栏上单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“自定义快速访问工具栏”命令,打开”Word选项“对话框。
(2)单击右下角的“导入/导出”按钮,在弹出菜单中选择“导出所有自定义设置”命令。
(3)打开“保存”对话框,选择配置文件的保存位置,然后输入一个易于识别的文件名,单击“保存”按钮,将其保存到指定位置。
word导入快速访问工具栏
以后只需将导出的Office UI文件复制到其他电脑中,然后在自定义快速访问工具栏界面中单击“导入/导出”按钮,选择“导入自定义文件”命令,在打开的对话框中选择要导入的配置文件并单击“打开”按钮。在弹出的提示信息框中单击“是”按钮,使用Office UI文件中的快速访问工具栏替换当前软件中的快速访问工具栏即可。
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标签(Tag):word word2016 Word排版速度
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