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word使用“邮件合并”功能批量打印学籍信息核对表

时间:2014-04-22 22:55来源:Office教程学习网 www.office68.com编辑:麦田守望者

新生一年级的建档工作已经开始了,不同于往年,今年特别严格,上级要求每个学生的家长都要对学生的基本信息进行核对,无误后签字画押,所以需要将学生的详细信息批量打印出来。我们山东省用的学籍管理平台并没有打印新生详细信息的功能,只能将信息导出。经过一番努力,我使用“邮件合并”功能实现了学籍信息批量打印。

首先在学籍管理平台中导出新生的信息,并保存为Excel表格。不过这个表格足足有60列,直接打印显然不是个好办法,就算学校有大幅面的打印机,也只能把打印出来的学生信息裁成长条,核对很不方便。

后来我到Excel交流论坛看了看,发现有不少老师使用VBA来实现,不过我并不精通VBA,为了打印学生的学籍信息核对表再去学习这些内容的话,又太慢了,任务紧迫,没有那么多的时间。

后来我发帖询问,有朋友提出了一个思路,使用“邮件合并”功能,我试验之后发现这个方法十分简便,而且效果很好,下面是具体的操作步骤。

1、准备数据源

这里使用的数据源当然就是包含学生学籍信息的Excel文件了。

2、建立模板

使用Word设计一个学生信息表格,表格项最好与Excel表格保持一致。这个表格就是我们需要进行邮件合并的模板,用来调用并显示Excel中的数据的。

3、进行邮件合并

点击Word的“工具”菜单(以2003为例),依次选择“信函和邮件”- “显示邮件合并工具栏”(这一步也可以在“视图”菜单中完成),然后我们会发现工具栏上多出了一栏,就是邮件合并工具栏。

(1)设置文档类型

点击邮件合并工具栏上的“设置文档类型”按钮(左边第一个),会弹出一个“主文档类型”对话框,为了节省纸张,我这里选择了“目录”。

(2)设置数据源

点击邮件合并工具栏上“打开数据源”的按钮(左边第二个),选择我们第一步中准备的Excel文件,单击打开,然后会再弹出一个“选择表格”的窗口,要求指定使用哪个工作簿,点击确定,完成数据源设置。这样,我们的模板就跟Excel文件关联起来了。

(3)插入数据域

以插入新生姓名为例,将光标定位到表格中要插入学生姓名的地方,点击邮件合并工具栏上“插入域”的按钮(左边第六个按钮),在弹出的窗口中选择“学生姓名”,然后单击“插入”,然后关闭窗口。

重复上述操作,直到将需要填写的项目全部填完。

(4)查看合并数据

为了观察一下最后的效果,并进行必要的表格宽度调制,所以我们先查看合并数据,单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮(“插入Word域”右边那个按钮),即可看到邮件合并之后的最终模样,工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。在这里,可以根据数据的长度对表格进行美化调整。

(5)合并到新文档

到此,邮件合并的工作就基本结束了,可以直接打印了,但是只能打印当前学生的信息,想打印第二个学生则需要查看下一条,然后再次点打印,学生一多的话就十分不便了。这时我们可以选择“合并到新文档”,把所有信息输出到一个Doc文档里面,以后直接打印这个文档就可以了。

点击“合并到新文档”按钮,选择“全部”(也可根据自己的需要选择其他项目),确定之后稍等片刻,我们会发现所有学生的信息已经生成完毕,稍作排版之后打印即可。

总结:邮件合并功能非常强大,“插入Word域”的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于60打印“不及格”,85以上打印“优秀”。这些东西就由各位老师自行挖掘了,呵呵。除了打印学生的学籍信息,我们还可以使用“邮件合并”功能批量打印信件(名字不同,内容相同)、批量打印学生胸卡,批量打印获奖证书、准考证等等。

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