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wps表格函数及函数简单使用基础教程

时间:2015-07-27 17:39来源:Office教程学习网 www.office68.com编辑:麦田守望者

今天小编为大家介绍一下wps表格中常用的函数及函数简单使用方法。

  一、函数应用基础

  (一)函数和公式

  1.什么是函数

  WPS表格 函数即是预先定义,执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。以常用的求和函数SUM 为例,它的语法是“SUM( 数值 1, 数值 2,......)”。其中“SUM”称为函数名称,一个函数只有唯一的一个名称,它决定了函数的功能和用途。函数名称后紧跟左括号,接着是用逗号分隔的称为参数的内容,最后用一个右括号表示函数结束。参数是函数中最复杂的组成部分,它规定了函数的运算对象、顺序或结构等。使得用户可以对某个单元格或区域进行处理,如确定成绩名次、计算三角函数值等。

  2.什么是公式

  函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是 WPS表格 预先定义好的特殊公式,后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”为例,它要以等号“=”开始,其内部可以包括函数、引用、运算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函数,“A1”则是对单元格A1 的引用(使用其中存储的数据),“26”则是常量,“*”和“+”则是算术运算符(另外还有比较运算符、文本运算符和引用运算符)。如果函数要以公式的形式出现,它必须有两个组成部分,一个是函数名称前面的等号,另一个则是函数本身。

  (二)函数的参数

  函数右边括号中的部分称为参数,假如一个函数可以使用多个参数,那么参数与参数之间使用半角逗号进行分隔。参数可以是常量(数字和文本)、逻辑值(例如 真值 或 假值 )、数组、错误值(例如#N/A)或单元格引用(例如E1:H1),甚至可以是另一个或几个函数等。参数的类型和位置必须满足函数语法的要求,否则将返回错误信息。

  1.常量

  常量是直接输入到单元格或公式中的数字或文本,或由名称所代表的数字或文本值,例如数字“2890.56”、日期“2003-8-19”和文本“黎明”都是常量。但是公式或由公式计算出的结果都不是常量,因为只要公式的参数发生了变化,它自身或计算出来的结果就会发生变化。

  2.逻辑值

  逻辑值是比较特殊的一类参数,它只有真或假两种类型。例如在公式“=IF(A3=0,"",A2/A3)”中,“A3=0”就是一个可以返回真或假两种结果的参数。当“A3=0”为真时在公式所在单元格中填入“0”,否则在单元格中填入“A2/A3”的计算结果。

  3.数组

  数组用于可产生多个结果,或可以对存放在行和列中的一组参数进行计算的公式。 WPS表格 中有常量和区域两类数组。前者放在“{}”(按下Ctrl+Shift+Enter 组合键自动生成)内部,而且内部各列的数值要用逗号“,”隔开,各行的数值要用分号“;”隔开。假如你要表示第1 行中的56、78、89 和第2 行中的90、76、80,就应该建立一个2 行3 列的常量数组“{56,78,89;90,76,80}。

  区域数组是一个矩形的单元格区域,该区域中的单元格共用一个公式。例如公式“=TREND(B1:B3,A1:A3)”作为数组公式使用时,它所引用的矩形单元格区域“B1:B3,A1:A3”就是一个区域数组。

  4.错误值

  使用错误值作为参数的主要是信息函数,例如“ERROR.TYPE”函数就是以错误值作为参数。它的语法为“ERROR.TYPE( 错误码 )”,如果其中的参数是#NUM!,则返回数值“6”。

  5.单元格引用

  单元格引用是函数中最常见的参数,引用的目的在于标识工作表单元格或单元格区域,并指明公式或函数所使用的数据的位置,便于它们使用工作表各处的数据,或者在多个函数中使用同一个单元格的数据。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格,甚至引用其他工作簿中的数据。根据公式所在单元格的位置发生变化时,单元格引用的变化情况,我们可以引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种类型。以存放在F2 单元格中的公式“=SUM(A2:E2)”为例,当公式由F2 单元格复制到F3 单元格以后,公式中的引用也会变化为“=SUM(A3:E3)”。若公式自F 列向下继续复制,“行标”每增加1 行,公式中的行标也自动加1。如果上述公式改为“=SUM($A $3:E $3)”,则无论公式复制到何处,其引用的位置始终是“A3:E3”区域。

  混合引用有“绝对列和相对行”,或是“绝对行和相对列”两种形式。前者如“=SUM($A3:E3)”,后者如“=SUM(A$3:E$3)”。上面的几个实例引用的都是同一工作表中的数据,如果要分析同一工作簿中多张工作表上的数据,就要使用三维引用。假如公式放在工作表Sheet1 的C6 单元格,要引用工作表Sheet2 的“A1:A6”和Sheet3 的“B2:B9”区域进行求和运算,则公式中的引用形式为“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”。也就是说三维引用中不仅包含单元格或区域引用,还要在前面加上带“!”的工作表名称。假如你要引用的数据来自另一个工作簿,如工作簿Book1中的SUM 函数要绝对引用工作簿Book2 中的数据,其公式为“=SUM([Book2]Sheet1! SA S1: SA S8,[Book2]Sheet2! SB S1:SB S9)”,也就是在原来单元格引用的前面加上“[Book2]Sheet1!”。放在中括号里面的是工作簿名称,带“!”的则是其中的工作表名称。即是跨工作簿引用单元格或区域时,引用对象的前面必须用“!”作为工作表分隔符,再用中括号作为工作簿分隔符。不过三维引用的要受到较多的限制,例如不能使用数组公式等。

  提示:上面介绍的是 WPS表格 默认的引用方式,称为“A1引用样式”。如果你要计算处在“宏”内的行和列,必须使用“R1C1 引用样式”。在这种引用样式中, WPS表格 使用“R”加“行标”和“C”加“列标”的方法指示单元格位置。启用或 关闭R1C1 引用样式必须单击“工具→选项”菜单命令,打开对话框的“常规”选项卡,选中或清除“设置”下的“R1C1引用样式”选项。由于这种引用样式很少使用,限于篇幅本文不做进一步介绍。

  6.嵌套函数

  除了上面介绍的情况外,函数也可以是嵌套的,即一个函数是另一个函数的参数,例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)="1",RIGHTB(E2,1)="3",RIGHTB(E2,1)="5",RIGHTB(E2,1)="7",RIGHTB(E2,1)="9"),"男","女")”。其中公式中的IF 函数使用了嵌套的RIGHTB 函数,并将后者返回的结果作为IF 的逻辑判断依据。

  7.名称

  为了更加直观地标识单元格或单元格区域,我们可以给它们赋予一个名称,从而在公式或函数中直接引用。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩,求解平均分的公式一般是“=AVERAGE(B2:B46)”。在给B2:B46 区域命名为“物理分数”以后,该公式就可以变为“=AVERAGE(物理分数)”,从而使公式变得更加直观。

  给一个单元格或区域命名的方法是:选中要命名的单元格或单元格区域,鼠标单击编辑栏顶端的“名称框”,在其中输入名称后回车。也可以选中要命名的单元格或单元格区域,单击“插入→名称→定义”菜单命令,在打开的“定义名称”对话框中输入名称后确定即可。如果你要删除已经命名的区域,可以按相同方法打开“定义名称”对话框,选中你要删除的名称删除即可。

  需要特别说明的是,创建好的名称可以被所有工作表引用,而且引用时不需要在名称前面添加工作表名(这就是使用名称的主要优点),因此名称引用实际上是一种绝对引用。因为它不是文本,使用时名称和标志都不能添加引号。

  (三)函数输入方法

  对 WPS表格 公式而言,函数是其中的主要组成部分,因此公式输入可以归结为函数输入的问题。

  1.“插入函数”对话框

  “插入函数”对话框是 WPS表格 输入公式的重要工具,以公式“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”为例, WPS表格 输入该公式的具体过程是:

  首先选中存放计算结果(即需要应用公式)的单元格,单击编辑栏(或工具栏)中的“fx”按钮,则表示公式开始的“=”出现在单元格和编辑栏,然后在打开的“插入函数”对话框中的“选择函数”列表找到“SUM”函数。如果你需要的函数不在里面,可以打开“或选择类别”下拉列表进行选择。最后单击“确定”按钮, 在单元格中会出现“=SUM()” 。

  对SUM 函数而言,它可以使用从 数值 1 开始直到 数值 30 共30 个参数。对上面的公式来说,首先应当把光标放在 括号中 ,单击工作簿中的“Sheet2!”工作表标签, 连续选择A1:A16区域,按住Ctrl键,单击 “Sheet 3 !” ,选择B2:B9区域,回车即可。

  上述方法的最大优点就是引用的区域很准确,特别是三维引用时不容易发生工作表或工作簿名称输入错误的问题。

  2.编辑栏输入

  如果你要套用某个现成公式,或者输入一些嵌套关系复杂的公式,利用编辑栏输入更加快捷。

  首先选中存放计算结果的单元格;鼠标单击 WPS表格 编辑栏,按照公式的组成顺序依次输入各个部分,公式输入完毕后,单击编辑栏中的“输入”(即“√”)按钮(或回车)即可。手工输入时同样可以采取上面介绍的方法引用区域,以公式“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”为例,你可以先在编辑栏中输入“=SUM()”,然后将光标插入括号中间,再按上面介绍的方法操作就可以引用输入公式了。但是分隔引用之间的逗号必须用手工输入,而不能像“插入函数”对话框那样自动添加。

  二、函数速查一览

  (一)日期与时间函数

  1.DATE

  用途:返回代表特定日期的序列号。

  语法:DATE(年,月,日)

  参数:年, 为一到四位,根据使用的日期系统解释该参数。默认情况下,WPS表格使用1900 日期系统。月,代表每年中月份的数字。如果所输入的月份大于12,将从指定年份的一月份执行加法运算。Day 代表在该月份中第几天的数字。如果 day 大于该月份的最大天数时,将从指定月份的第一天开始往上累加。

  注意:WPS表格按顺序的序列号保存日期,这样就可以对其进行计算。如果工作簿使用的是1900 日期系统,则WPS表格会将1899 年12 月31 日保存为序列号1。同理,会将1998 年1 月1 日保存为序列号35796,因为该日期距离1900 年1 月1 日为35796 天。

  实例:如果采用1900 日期系统(WPS表格默认),则公式“=DATE(2001,1,1)”返回36892。

  2.DATEVALUE

  用途:返回日期字符串所表示的日期的序列号。该函数的主要用途是将文字表示的日期转换成一个序列号。

  参数:日期字符串,是用WPS表格日期格式表示日期的文本。在使用1900 日期系统中,日期字符串必须是1899年12月31日到9999 年12 月31 日之间的一个日期。如果日期字符串超出上述范围,则函数DATEVALUE返回错误值#VALUE!。如果省略参数日期字符串中的年代,则函数DATEVALUE使用电脑系统内部时钟的当前年代,且日期字符串中的时间信息将被忽略。

  实例:公式“=DATEVALUE("2001/3/5")”返回36955,

  =DATEVALUE("2-26")返回39504。

  3.DAY

  用途:返回用序列号(整数1 到31)表示的某日期的天数,

  用整数 1 到 31 表示。

  语法:DAY(日期序号)

  参数:日期序号是要查找的天数日期,它有多种输入方式:带引号的文本串(如"1998/01/30")、序列号(如1900日期系统的35825 表示 的1998 年1 月30 日),以及其他公式或函数的结果(如DATEVALUE("1998/1/30"))。

  实例:公式“=DAY("2001/1/27")”返回27,=DAY(35825)返回30,=DAY(DATEVALUE("2008/4/5"))返回5。

  4.EDATE

  用途:返回指定日期之前或之后指定月份的日期序列号。

  语法:EDATE(开始日期,月数)

  参数:开始日期 参数代表开始日期,它有多种输入方式:带引号的文本串(例如:"1998/01/30")、序列号(如35825表示1998 年1 月30 日)或其他公式或函数的结果(例如:DATEVALUE("1998/1/30"))。月数 为在start_date 之前或之后的月份数,未来日期用正数表示,过去日期用负数表示。

  实例:公式“=EDATE("2008/1/5",2)”返回39512 ,即2008年3月5日,=EDATE("2008/8/5",-5)返回39512 即2008年3月5日。 6.EOMONTH

  用途:返回开始日期 之前或之后指定月份中最后一天的序列号。

  语法:EOMONTH(开始日期,月数)

  参数:开始日期 参数代表开始日期,它有多种输入方式:带引号的文本串(如"1998/01/30")、序列号(如1900 日期系统中的35825)或其他公式或函数的结果(如DATEVALUE("1998/1/30"))。月数 为start_date 之前或之后的月份数,正数表示未来日期,负数表示过去日期。

  实例:公式“=EOMONTH("2001/01/01",2)”返回36981即2001 年3 月31 日,=EOMONTH("2001/01/01",-6)返回36738即2000 年7 月31 日。

  7.HOUR

  用途:返回时间值的小时数。即介于0(12:00 A.M.)到23(11:00 P.M.) 之间的一个整数。

  语法:HOUR(日期序号)

  参数:日期序号 表示一个时间值,其中包含着要返回的小时数。它有多种输入方式:带引号的文本串(如"6:45PM")、十进制数(如0.78125 表示6:45PM)或其他公式或函数的结果(如TIMEVALUE("6:45 PM"))。

  实例:公式“=HOUR("3:30:30 PM")”返回15,=HOUR(0.5)返回12 即12:00:00 AM,=HOUR(29747.7)返回16。

  8.MINUTE

  用途:返回时间值中的分钟,即介于0 到59 之间的一个整数。

  语法:MINUTE(日期序号)

  参数:日期序号 是一个时间值,其中包含着要查找的分钟数。时间有多种输入方式:带引号的文本串(如"6:45PM")、十进制数(如 0.78125 表示6:45 PM)或其他公式或函数的结果(如TIMEVALUE("6:45 PM"))。

  实例:公式“=MINUTE("15:30:00")”返回30,=MINUTE(0.06)返回26,=MINUTE(TIMEVALUE("9:45 PM"))返回45。

  9.MONTH

  用途:返回以序列号表示的日期中的月份,它是介于 1(一月)和12(十二月)之间的整数。

  语法:MONTH(日期序号)

  参数:日期序号 表示一个日期值,其中包含着要查找的月份。日期有多种输入方式:带引号的文本串(如"1998/01/30")、序列号(如表示1998 年1 月30 日的35825)或其他公式或函数的结果(如DATEVALUE("1998/1/30"))等。

  实例:公式“=MONTH("2001/02/24")”返回2,=MONTH(35825)返回1,=MONTH(DATEVALUE("2000/6/30"))返回6。

  10.NETWORKDAYS

  用途:返回参数开始日期 和终止日期 之间完整的工作日(不包括周末和专门指定的假期)数值。

  语法:NETWORKDAYS(开始日期,终止日期,假期)

  此数据清单可以是包含日期的单元格区域,也可以是由代表日期的序列号所构成的数组常量。函数中的日期有多种输入方式:带引号的文本串(如"1998/01/30")、序列号(如使用1900 日期系统的35825)或其他公式或函数的结果(如 DATEVALUE("1998/1/30"))。

  注意:该函数只有加载“分析工具库”以后方能使用。

  11.NOW

  用途:返回当前日期和时间所对应的序列号。

  语法:NOW()

  参数:无

  实例:如果正在使用的是1900 日期系统,而且计算机的内部时钟为 2008-4-5 22:34,则公式“=NOW()”返回39543.940625。

  12.SECOND

  用途:返回时间值的秒数(为0 至59 之间的一个整数)。

  语法:SECOND(日期序号)

  参数:日期序号 表示一个时间值,其中包含要查找的秒数。关于时间的输入方式见上文的有关内容。

  实例:公式“=SECOND("3:30:26 PM")”返回26,=SECOND(0.016)返回2。

 

  13.TIME

  用途:返回某一特定时间的小数值,它返回的小数值从0到 0.99999999 之间,代表0:00:00(12:00:00 A.M)到23:59:59(11:59:59 P.M) 之间的时间。

  语法:TIME(小时,分,秒)

  参数:小时 是0 到23 之间的数;分 是0到59 之间的数;秒 是0 到59 之间的数。

  实例:公式“=TIME(12,10,30)”返回序列号0.51,等价于12:10:30 PM。=TIME(9,30,10)返回序列号0.40,等价于9:30:10 AM。=TEXT(TIME(23,18,14),"h:mm:ss AM/PM")返回“11:18:14 PM”。

  14.TIMEVALUE

  用途:返回用文本串表示的时间小数值。该小数值为从 0到 0.999999999 的数值,代表从 0:00:00 (12:00:00 AM) 到23:59:59 (11:59:59 PM) 之间的时间。

  语法:TIMEVALUE(时间字符串)

  参数:时间字符串 是一个用WPS表格时间格式表示时间的文本串(如"6:45 PM"和"18:45"等)。

  实例:公式“=TIMEVALUE("3:30 AM")”返回0.145833333,=TIMEVALUE("2001/1/26 6:35 AM")返回0.274305556。

  15.TODAY

  用途:返回系统当前日期的序列号。

  参数:无

  语法:TODAY()

  实例:公式“=TODAY()”返回2008-4-5(执行公式时的系统时间)。

  16.WEEKDAY

  用途:返回某日期的星期数。在默认情况下,它的值为1(星期天)到7(星期六)之间的一个整数。

  语法:WEEKDAY(日期序号,返回值类型)

  参数:日期序号 是要返回日期数的日期,它有多种输入方式:带引号的文本串(如"2001/02/26")、序列号(如35825 表示1998 年1 月30 日)或其他公式或函数的结果(如DATEVALUE("2000/1/30"))。返回值类型 为确定返回值类型的数字,数字1 或省略则1 至7 代表星期天到数星期六,数字2 则1 至7 代表星期一到星期天,数字3 则0 至6 代表星期一到星期天。

  实例:公式“=WEEKDAY("2008/4/5",2)”返回6(星期六),=WEEKDAY("2008/4/5",3)返回5(星期六)。

  17.WEEKNUM

  用途:返回一个数字,该数字代表一年中的第几周。

  语法:WEEKNUM(日期序号,返回值类型)

  参数:日期序号 代表一周中的日期。应使用DATE 函数输入日期,或者将日期作为其他公式或函数的结果输入。返回值类型 为一数字,确定星期计算从哪一天开始。默认值为 1。

  18.WORKDAY

  用途:返回某日期(起始日期)之前或之后相隔指定工作日(不包括周末和专门指定的假日)的某一日期的值,并扣除周末或假日。

  语法:WORKDAY(开始日期,天数,假期)

  参数:天数 为开始日期 之前或之后不含周末及节假日的天数;天数 是正值将产生未来日期、负值产生过去日期;假期 为可选的数据清单,表示需要从工作日历中排除的日期值(如法定假日或非法定假日)。此清单可以是包含日期的单元格区域,也可以是由代表日期的序列号所构成的数组常量。日期有多种输入方式:带引号的文本串(如"1998/01/30")、序列号(如1900 日期系统时的35825表示1998 年1 月30 日)或其他公式或函数的结果(例如DATEVALUE("1998/1/30"))。

  19.YEAR

  用途:返回某日期的年份。其结果为1900 到9999 之间的一个整数。

  语法:YEAR(日期序号)

  参数:日期序号 是一个日期值,其中包含要查找的年份。日期有多种输入方式:带引号的文本串(例如"1998/01/30")、序列号(例如,如果使用 1900 日期系统则35825 表示 1998 年 1 月 30 日)或其他公式或函数的结果(例如DATEVALUE("1998/1/30"))。

  实例:公式“=YEAR("2008/4/5")返回2008”,=YEAR("2003/05/01")返回2003,=YEAR(35825)返回1998。

  20.YEARFRAC

  用途:返回开始日期 和终止日期 之间的天数占全年天数的百分比。

  语法:YEARFRAC(开始日期,终止日期,基准选项)

  参数:函数中的日期有多种输入方式:带引号的文本串(如"1998/01/30")、序列号(如35829 表示1900 日期系统中的1998 年1 月30 日),或其他公式或函数的结果(例如DATEVALUE("1998/1/30"))。基准选项 表示日计数基准类型,其中0 或省略为US(NASD)30/360,1 实际天数/实际天数,2 实际天数/360,3 实际天数/365,4 欧洲30/360。

  实例:公式“=YEARFRAC("2001/01/31","2001/06/30",0)”返回0.416666667,YEARFRAC("2001/01/25","2001/09/27")返回0.67222。

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